Mengenal Apa Itu Rencana Kerja dan Jenis-Jenisnya (RKS, RKT, RKJM)

M

Dalam bidang apapun, sebuah rencana kerja tentunya sangat dibutuhkan keberadaannya. Bukan hanya dalam bisnis, dalam dunia pendidikan pun terdapat rencana kerja yang dibuat berjenjang guna bahan evaluasi serta penerapan visi dan misi.

Pengertian Rencana Kerja

Secara harfiah, rencana kerja terdiri dari dua kata yaitu rencana dan kerja. Rencana atau planning sendiri memiliki arti pengaturan, pendelegasian serta pengawasan yang merupakan sebuah landasan dasar sebelum melakukan sesuatu.

Sedangkan kata kerja sendiri berarti aktivitas yang menghasilkan sesuatu. Maka bisa dikatakan bahwa rencana kerja adalah proses pengaturan, pengelegasian dan pengawasan dalam proses untuk menghasilkan sesuatu.

ilustrasi tahap pembuatan rencana kerja
ilustrasi tahap pembuatan rencana kerja

Dalam arti rencana, maka tentu ada banyak kemungkinan di masa datang yang bisa terjadi. Setiap rancangan yang sudah disusun bisa saja tercapai dan tidak. Namun, di luar semua itu, rencana tetap harus dibuat agar setiap tindakan bisa terarah dan menuju pada tujuan yang sama.

Nantinya rencana kerja ini akan dievaluasi secara berkala sehingga didapatkan kelebihan dan kekurangan dari setiap rancangan dan pelaksanaannya selama periode waktu yang sudah ditentukan sebelumnya.

Persyaratan Rencana Kerja

1. Perumusan Masalah

Saat akan menyusun rencana kerja, pasti akan dibentuk sebuah tim yang memang bertujuan untuk mencari semua data aktual yang bisa dimasukkan ke dalam berkas tersebut.

Semua masalah yang harus diselesaikan, impian yang ingin dicapai, tantangan yang dihadapi dan sebagainya akan dijabarkan yang akan mengantarkan kepada solusi yang akan ditetapkan.

2. Proses Perencanaan yang Benar

Dalam menyusun rencana kerja tentunya yang disoroti adalah kebutuhan dari pihak pembuat rencana. Dengan demikian, setiap data dan informasi yang akan disajikan haruslah merupakan fakta yang sesuai dengan yang ada di lapangan.

3. Penerapan Alternatif Pemecahan Masalah

Ketika sebuah masalah muncul, tentu yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut adalah sebuah solusi. Ketika membuat rencana kerja, maka pihak pembuat rencana pasti sudah memikirkan solusi yang tepat.

Jika pun meleset, maka sudah harus ada solusi cadangan yang dipersiapkan guna mengatasinya.

4. Penerapan Keputusan

Setelah semua berhasil dirumuskan dan disusun, maka tahapan terakhir yang harus diambil adalah pengambilan keputusan atau pengesahan. Dengan demikian, rencana kerja tersebut secara resmi sudah terbit dan dapat menjadi acuan bagi semua pihak yang terkait di dalamnya.

Fungsi Rencana Kerja

Secara general, rencana kerja berfungsi untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi dalam proses pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan.

Sama seperti perencanaan pada umumnya, rencana kerja atau program kerja harus mampu untuk memenuhi unsur 5W dan 1H yang sudah menjadi standar internasional dalam bidang perencanaan.

  • What (Apa)

Apa tujuan yang ingin diraih oleh pembuat rencana kerja?

  • Why (Mengapa)

Mempertanyakan alasan sebuah tujuan ditetapkan oleh pembuat rencana kerja

  • Where (Di Mana)

Menjabarkan tempat yang tepat sebagai lokasi pelaksanaan rencana

  • When (Kapan)

Rencana kerja harus dapat menjawab dengan pasti kapan tujuan dapat tercapai dan kapan pelaksanaan proses dari pencapaian tujuan tersebut

  • Who (Siapa)

Menjabarkan perihal orang yang tepat yang harus diajak bekerja sama untuk melakukan rencana tersebut agar tujuan tercapai

  • How (Bagaimana)

Menjelaskan tata laksana penyelesaian sebuah proyek agar tujuan pembuat rencana kerja tercapai

Tujuan Perencanaan

  • Penentu arah kebijakan
  • Penentu program kerja yang paling efisien untuk dikerjakan
  • Pemberi pedoman arah pelaksanaan pencapaian tujuan
  • Terciptanya efisiensi yang berarti adalah tindakan ekonomis, karena semua hal sudah diperhitungkan sehingga mendapatkan cara termudah dan tercepat dalam proses pencapaian tujuan
  • Mempersempit resiko yang akan dihadapi di masa depan
  • Pondasi untuk pengendalian variabel kompetensi
  • Menjadikan indikator dalam penilaian hasil kinerja

Jenis Rencana Kerja 

A. RKS

Rencana Kerja dan Syarat-syarat adalah dokumen yang berisikan tentang perencanaan dan persyaratan yang dibutuhkan terutama ketika akan ada aktivitas pengadaan barang.

Di dalam RKS biasanya terdapat informasi yang berkaitan dengan penyedia jasa, pemberi jasa, kebutuhan yang harus dipenuhi, kualitas material yang dibutuhkan hingga penjabaran mengenai jenis pekerjaan yang akan dilakukan.

B. RKT

Rencana Kerja Tahunan adalah rencana kerja yang dibuat dengan sistem periodik, yaitu satu tahun sekali. Di dalamnya terdapat komponen penilaian serta capaian yang sudah terjadi dibandingkan dengan komponen yang menjadi tolok ukurnya. 

C. RKJM

Rencana Kerja Jangka Menengah hampir sama dengan RKT, hanya saja periode waktu penyusunan dibuat setiap empat tahun sekali. Dengan demikian, pihak pembuat rencana kerja dapat melihat tujuan di masa mendatang serta kesesuaian pelaksanaannya.

Skema Penyusunan RKS

Contoh RKS-RKJM
Contoh RKS-RKJM
  • Sampul Dokumen

Unsur yang dimuat di dalam sampul dokumen RKS sama dengan dokumen pada umumnya yaitu logo dan identitas dari RKS, baik judul maupun pemilik proyek.

  • Bab Umum

Walaupun sudah dibahas di dalam sampul dokumen, namun identitas pemberi jasa harus tetap dilampirkan pada bagian ini dan lebih mendetail.

Selain itu, desain maupun rencana lainnya yang memiliki keterikatan dengan proyek yang akan atau sedang berlangsung juga dimasukkan ke dalam Bab Umum ini. 

  • Bab Administrasi

Semua hal administratif yang berkaitan dengan proyek akan dibahas di dalam bab ini. Hal seperti masa penyelesaian pekerjaan, waktu pelaksanaan hingga syarat pembayaran juga tertuang di dalam bab administrasi ini.

  • BAB Teknis

Berisikan tentang tipe pekerjaan dan uraian tentang pekerjaan tersebut, tipe dan kualitas material yang diharapkan oleh pemberi jasa hingga merek yang akan digunakan dimasukkan ke dalam bab teknis ini.

Skema Penyusunan RKT

  • Sampul: Berisikan  identitas pembuat RKT mulai dari nama penyusun RKT, tahun berlaku dan identitas lainnya.
  • Bab I Pendahuluan: Memuat perihal latar belakang pembuatan RKT hingga maksud dan tujuan.
  • Bab II Data Sekolah dan Program yang sudah terlaksana: Dapat berupa tabel, diagram dan semua bentuk data lainnya yang tentunya menyesuaikan dengan fakta lapangan.
  • Bab III Organisasi Sekolah:  Berbentuk gambar dan tabel.
  • Bab IV Rencana Kegiatan: Memuat tabel RKT yang berisikan komponen yang diujikan serta jadwal kegiatan.
  • Bab V Rencana Kegiatan dan pembiayaan: Membahas tentang dana yang dibutuhkan serta sumber dari pendanaan tersebut.
  • Bab VI Penutup: Saran dan kesimpulan.

Skema Penyusunan RKJM

Pada dasarnya skema penyusunan RKJM hampir sama dengan RKT, mulai dari sampul hingga AB VI yang berisikan saran dan kesimpulan. Hanya saja, RKJM, sesuai namanya, dibuat untuk periode waktu empat tahun sekali. 

Demikian juga dengan tabel RKJM, isinya juga hampir sama dengan RKT, yaitu membahas tentang tentang setiap komponen kompetensi yang umumnya terdiri dari 8 Standar Nasional Pendidikan.

Delapan standar tersebut adalah isi, proses, penilaian pendidikan, pengelolaan, pembiayaan, kompetensi lulusan, sarana dan prasarana, serta pendidik dan tenaga kependidikan.

Agar dapat berlaku, maka RKJM juga harus mendapatkan tanda tangan pengesahan dari kepala proyek atau kegiatan pembuat RKJM.

Memiliki rencana kerja adalah sebuah tindakan yang cerdas. Dengan memiliki rencana kerja, artinya setiap tindakan yang akan dilakukan sudah memiliki landasan yang kuat, sehingga setiap kerugian yang berpotensi terjadi dapat ditekan atau bahkan dihilangkan.

About the author

DMO Staff

Add Comment

Digital Marketing Online

Kumpulan informasi bermutu untuk para internet marketer. Pengguna setia WordPress dan pecinta Gutenberg.